Anne-Marie Saint-John, Alva, Long Island City, NY >
Mantendo os registros do teu negócio
Bons registros são muito importantes para o teu negócio. Eles vão ajudar-te a monitorar o progresso, preparar as tuas demonstrações financeiras, acompanhar despesas dedutíveis, preparar impostos e comprovar itens declarados nas declarações de imposto.
Os registros de um negócio podem ser divididos em três categorias: receitas, despesas e despesas de capital.
#1 – Registros de receitas.
O teu negócio pode receber dinheiro de várias fontes. Talvez tenhas vendido o teu carro para financiar o teu negócio, ou talvez tenhas recebido um empréstimo empresarial. Podes receber receitas com a venda de bens e serviços para outro negócio. Seja qual for a fonte da tua receita, tens de a registrar.
Os registros do negócio devem indicar o tipo de pagamento recebido, a data em que foi recebido e a origem do pagamento. Enquanto a informação ainda está fresca na tua mente, anota-a no registo de depósitos do teu talão de cheques. Se o teu negócio vende serviços a outro negócio, deves receber um formulário IRS 1099s de quem faz o pagamento, mostrando quanto te foi pago. Mantém todos os registros de receitas num único local central.
#2 – Registros de despesas.
Mantém comprovantes de pagamento de contas guardando cópias de recibos, faturas, comprovantes de cartão de crédito, cheques cancelados e recibos de pagamentos de aluguel. Estes são documentos padrão que comprovam as despesas do teu negócio. Cada custo deve parecer razoável e necessário para deduzir as despesas do teu negócio nos teus impostos.
#3 – Registros de ativos.
Quando uma compra do teu negócio representa um benefício de longo prazo, como uma máquina de fax, um prédio, um carro ou mobiliário de escritório (itens que geralmente duram muito tempo), acompanha esses ativos separadamente daqueles de uso e consumo imediatos, como material de escritório. Isso acontece porque o custo total do recurso não pode ser deduzido no mesmo ano da compra.
O IRS normalmente tem três anos para te auditar a ti e ao teu negócio. Por isso, deves manter os teus registros por pelo menos três anos. No entanto, se apresentaste uma declaração de imposto incorreta, o IRS pode auditar-te por até seis anos. Se cometeres fraude, o IRS pode auditar-te por um período ilimitado. Algumas agências estaduais têm um prazo legal de prescrição maior do que o do IRS, por isso recomenda-se que mantenhas todos os documentos relacionados com impostos por mais de três anos.
